私隱政策（包括收集個人資料聲明）

草稿：本文件為草稿，正式生效前將由執業律師覆核。文中黃色標示的【待確認】及【律師覆核】為未定事項。

生效日期：【待確認：網站正式上線日】

免責說明：本稿為草擬範本，不構成法律意見。

1. 引言及資料使用者

1.1 本網站 https://www.hkbox24.com（「本網站」）及「hkbox24」品牌由香港信箱有限公司（「香港信箱」）營運，負責網站、實體信箱、代收信件、到件通知、自助取件、電子水牌、會議室及客戶服務。

1.2 香港企業服務中心有限公司（「香港企業服務中心」或「持牌人」）持有公司註冊處發出的信託或公司服務提供者牌照（牌照號碼：TC010205，有效期：2025年5月15日至2028年5月14日），並100%持有香港信箱。凡屬香港法例第615章《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（「《打擊洗錢條例》」）所指的信託或公司服務，包括提供公司註冊地址、商業登記地址、公司秘書地址及相關客戶盡職審查，均由持牌人提供，並由持牌人與客戶訂約。

1.3 香港信箱及持牌人（合稱「我們」）各自就其收集及處理的個人資料屬資料使用者，並承諾遵守香港法例第486章《個人資料（私隱）條例》（「《私隱條例》」）及其附表1的六項保障資料原則。【律師覆核：兩間公司的分工及各自作為資料使用者的責任劃分】

2. 六項保障資料原則概覽

3. 收集個人資料聲明（PICS）

本聲明在我們向閣下收集個人資料時或之前提供，並構成服務申請表格／訂單的一部分。

3.1 我們收集的個人資料

1. 身份資料：姓名、香港身份證或護照號碼及副本、出生日期、國籍、相片；
2. 聯絡資料：電話、WhatsApp／微信帳號、電郵、住址及地址證明；
3. 公司資料（包括當中的個人資料）：公司註冊證書、商業登記證、周年申報表，以及董事、股東、公司秘書、最終受益人及獲授權人士的身份及地址資料；
4. 客戶盡職審查資料：業務性質、資金來源、預計往來、政治人物身份、制裁名單篩查結果；
5. 付款資料：付款人姓名、銀行或付款平台資料、交易紀錄（港幣及人民幣）；
6. 信件相關資料：寄件人／收件人姓名及地址、信件封面相片、經閣下書面授權拆開掃描的信件內容；
7. 取件及場地資料：二維碼／密碼發放紀錄、取件時間、分店閉路電視影像、會議室預約及出席者資料；
8. 網站及通訊資料：IP 地址、瀏覽器類型、必要 Cookies／本機儲存（例如語言偏好），以及閣下與我們的 WhatsApp／微信／電郵／電話通訊內容。

3.2 收集目的

1. 處理服務申請，訂立及履行服務合約；
2. 依照《打擊洗錢條例》及公司註冊處指引進行客戶盡職審查、持續監察、制裁及政治人物篩查，並備存紀錄；
3. 提供註冊地址、代收信件、到件通知、信件拍照、拆信掃描、轉寄、自助取件、電子水牌及信箱名稱顯示、會議室預約等服務；
4. 收費、開立發票、收款（包括人民幣收款）及追收欠款；
5. 處理查詢、投訴及客戶服務；
6. 保安，以及防止和偵查罪案、欺詐及濫用服務；
7. 遵守法律、規例、法院命令及監管機構（包括公司註冊處、稅務局、香港警務處、聯合財富情報組）的要求；
8. 維持網站運作及改善服務；
9. 在取得閣下同意後進行直接促銷（見第10節）。

3.3 提供資料是否必須

除非另有註明，第3.1(a)至(e)項資料屬必須提供。如閣下未能提供，或所提供的資料不準確或不完整，我們可能無法開始或繼續提供服務，包括無法完成客戶盡職審查及無法讓閣下使用我們的地址作註冊用途，並可能須拒絕申請或終止服務（退款安排見《服務條款》）。標示為「自願提供」的資料（例如市場推廣偏好）不提供亦不影響基本服務。

3.4 資料承轉人類別

我們可能為上述目的向以下類別人士披露閣下的個人資料（均須負保密責任）：

1. 集團內部：香港信箱、持牌人及其關聯公司，用於提供服務、客戶盡職審查，以及（在取得同意後）推廣第10節所列企業服務；
2. 資訊科技、雲端儲存、網站寄存、客戶關係管理及通訊服務供應商；
3. 銀行、支付機構及人民幣收款服務提供者；
4. 郵政及速遞服務商（用於轉寄）；
5. 深圳會議室合作夥伴（只限閣下使用港深會議室權益時）；
6. 我們的專業顧問（律師、會計師、核數師）及保險公司；
7. 客戶盡職審查／制裁篩查資料庫或服務提供者；
8. 政府、監管及執法機關，包括公司註冊處、稅務局、香港警務處、聯合財富情報組，或法律要求或准許披露的其他人士；
9. 我們業務的實際或建議受讓人（如業務轉讓或合併）；
10. 經閣下授權的人士（例如指定代取件人）。

我們不會出售閣下的個人資料。

3.5 查閱及改正

閣下有權要求查閱及改正我們持有的閣下個人資料，詳見第9節。

4. 收集方式

我們直接從閣下收集資料（網站表格、WhatsApp／微信、電郵、到店辦理），亦可能從公開來源（例如公司註冊處查冊、制裁名單）、閣下的授權代表，以及透過網站必要 Cookies／本機儲存收集技術資料。如閣下向我們提供他人（例如董事、股東、最終受益人、代取件人）的個人資料，閣下須確保已告知該等人士本政策內容並取得其同意。

5. 資料用途

我們只會將個人資料用於第3.2節所列目的或直接有關的目的。如需用作新目的，我們會事先取得閣下明確及自願的同意（《私隱條例》下的「訂明同意」）。

6. WhatsApp／微信溝通、到件通知及信件拍照

1. 我們透過 WhatsApp、微信、電郵或電話發出到件通知及與閣下溝通。WhatsApp（Meta）及微信（騰訊）屬第三方平台，其資料處理受各平台本身的私隱政策約束，資料可能儲存於香港以外（包括中國內地），我們無法控制。閣下可隨時要求改用電郵或其他方式。
2. 到件通知可能包含寄件人名稱、信件類別及到件日期。
3. 信件拍照預覽（守護版及全托版）只拍攝信件封面（寄件人、收件人資料、郵戳）。
4. 拆信掃描只會在取得閣下事先書面授權後進行，掃描內容只會傳送至閣下指定的聯絡方式。
5. 我們的員工負有保密責任，不會為服務以外的目的閱讀或使用信件內容。
6. 信件可能載有第三者（例如寄件人）的個人資料，我們只會為提供服務而處理該等資料。

7. 資料轉移及跨境轉移

7.1 我們的業務在香港及深圳均有運作。閣下的個人資料可能被轉移至、儲存於或處理於：
(a) 香港（主要儲存地）；
(b) 中國內地（深圳）：包括 (i) 安排閣下使用深圳會議室權益時，向深圳合作夥伴提供預約人及出席者的姓名及聯絡資料；(ii) 經內地支付渠道收取人民幣款項時，相關付款資料會由內地銀行／支付機構處理；
(c) 我們使用的雲端服務及通訊平台（如 WhatsApp、微信、Google）伺服器所在地。

7.2 《私隱條例》第33條（限制將個人資料轉移至香港以外地方）目前尚未生效。儘管如此，我們會參考個人資料私隱專員公署的《跨境資料轉移指引：建議合約條文範本》，與境外承轉人訂立合約保障，要求其提供與《私隱條例》相若的保障，並只轉移必要的資料。

7.3 如我們在中國內地處理個人信息，或向境內自然人提供服務，中國《個人信息保護法》及相關規定可能適用，屆時我們可能須取得閣下的單獨同意或履行其他法定程序。【律師覆核：深圳業務營運主體、《個人信息保護法》是否適用，以及單獨同意／標準合同／大灣區跨境安排】

8. 資料保留期

我們只會在達成收集目的所需期間內保留個人資料，其後會安全刪除或匿名化：

9. 查閱及改正個人資料

1. 根據《私隱條例》，閣下有權查詢我們是否持有閣下的個人資料、索取副本，並要求改正不準確的資料。
2. 查閱資料要求宜使用個人資料私隱專員公署指定的「查閱資料要求表格」（OPS003），以書面送交第13節所列的資料保障主任。
3. 我們會在收到要求後40日內依從或回應；如未能在40日內依從，會在限期內書面通知閣下原因，並在其後盡快依從。
4. 處理查閱資料要求一般不收費；如需提供大量副本，我們只會收取合理的影印成本，該費用不會超乎適度。改正資料不收費。
5. 我們可在《私隱條例》規定的情況下拒絕要求（例如無法核實身份、涉及他人資料而未獲同意，或適用豁免）。
6. 閣下的資料如有變更，應主動通知我們（《服務條款》要求在14日內通知）。

10. 直接促銷

1. 我們（包括香港信箱、持牌人及其關聯公司）擬使用閣下的姓名、電話、WhatsApp／微信帳號、電郵及地址，推廣以下企業服務：公司註冊、公司秘書、會計、商標註冊、銀行開戶協助、辦公室租賃，以及有關優惠和活動。
2. 除非取得閣下的同意（包括表示不反對），我們不會如此使用閣下的資料。我們不會將閣下的資料提供予集團以外人士作直接促銷。
3. 我們遵守《私隱條例》第VIA部的規定。閣下可隨時免費要求我們停止使用閣下的資料作直接促銷：回覆 WhatsApp「取消訂閱」、電郵至 info@hkbox24.com，或點擊推廣電郵中的取消訂閱連結。
4. 首次使用閣下的資料作直接促銷時，我們會告知閣下有權要求停止。

□ 本人同意香港信箱有限公司、香港企業服務中心有限公司及其關聯公司按上述方式使用本人的個人資料作直接促銷。（申請表格勾選，非必須）

11. Cookies 及本機儲存

1. 本網站目前只使用必要的 Cookies／本機儲存，以維持網站基本功能，例如記住訪客所選的語言版本。
2. 本網站目前沒有使用任何網站分析或廣告追蹤工具。
3. 我們使用 Google Search Console 了解網站在 Google 搜尋的整體表現；該工具只提供彙總搜尋數據，不會在訪客瀏覽器放置 Cookies。
4. 如日後啟用任何分析或廣告追蹤工具，我們會先更新本政策，並在有需要時徵求閣下同意。
5. 閣下可透過瀏覽器設定拒絕或刪除 Cookies／本機儲存，但部分功能（例如語言偏好）可能無法正常運作。
6. 本網站可能連結至第三方網站（如 WhatsApp、微信、地圖），其私隱做法不受本政策約束。

12. 資料保安

我們採取切實可行的保安措施，包括：
(a) 存取權限控制，只限有需要的員工查閱；員工簽署保密承諾並接受培訓；
(b) 電子資料以密碼保護／加密儲存，網站使用 SSL 加密；
(c) 實體文件及信件存放於上鎖範圍，分店設閉路電視；
(d) 智能信箱二維碼／密碼獨立發放；
(e) 與資料處理者訂立合約，要求其採取保安措施及不得超時保留資料；
(f) 發生資料外洩事故時評估影響，並在適當情況下通知受影響人士及個人資料私隱專員公署。

互聯網傳送無法保證絕對安全；閣下亦應妥善保管取件二維碼、密碼及帳戶資料。

13. 資料保障主任

如對本政策有任何查詢、要求查閱或改正資料，或拒收直接促銷，請聯絡：

資料保障主任
香港信箱有限公司 ／ 香港企業服務中心
地址：香港上環德輔道中317-319號啓德商業大廈
電郵：info@hkbox24.com
電話／WhatsApp：+852 6707 2813

閣下亦有權向個人資料私隱專員公署（www.pcpd.org.hk）投訴。

14. 未成年人

我們的服務對象為公司及成年人士，不會在知情下收集18歲以下人士的個人資料。

15. 政策修改

我們可不時修訂本政策，並在本網站公布更新版本及生效日期。重大修改會以電郵或 WhatsApp 通知客戶。

16. 語言版本

本政策備有繁體中文、簡體中文及英文版本。各語言版本如有任何歧義或不一致，以繁體中文版為準。