隐私政策（包括收集个人资料声明）

草稿：本文件为草稿，正式生效前将由执业律师覆核。文中黄色标示的【待确认】及【律师覆核】为未定事项。

生效日期：【待确认：网站正式上线日】

免责说明：本稿为草拟范本，不构成法律意见。

用语说明： 本文按香港法律用语，“个人资料”相当于内地所称“个人信息”，“资料使用者”相当于“个人信息处理者”；“公司注册处”为香港公司登记机关，“商业登记证”类似内地营业执照，“厘印”即缴纳印花税。

1. 引言及资料使用者（个人信息处理者）

1.1 本网站 https://www.hkbox24.com（「本网站」）及「hkbox24」品牌由香港信箱有限公司（「香港信箱」）运营，负责网站、实体信箱、代收信件、到件通知、自助取件、电子水牌、会议室及客户服务。

1.2 香港企业服务中心有限公司（「香港企业服务中心」或「持牌人」）持有公司注册处发出的信托或公司服务提供者牌照（牌照号码：TC010205，有效期：2025年5月15日至2028年5月14日），并100%持有香港信箱。凡属香港法例第615章《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》（「《打击洗钱条例》」）所指的信托或公司服务，包括提供公司注册地址、商业登记地址、公司秘书地址及相关客户尽职审查，均由持牌人提供，并由持牌人与客户订约。

1.3 香港信箱及持牌人（合称「我们」）各自就其收集及处理的个人资料属资料使用者，并承诺遵守香港法例第486章《个人资料（隐私）条例》（「《隐私条例》」）及其附表1的六项保障资料原则。【律师覆核：两间公司的分工及各自作为资料使用者的责任划分】

2. 六项保障资料原则概览

3. 收集个人资料声明（PICS）

本声明在我们向您收集个人资料时或之前提供，并构成服务申请表格／订单的一部分。

3.1 我们收集的个人资料

1. 身份资料：姓名、香港身份证或护照号码及副本、出生日期、国籍、照片；
2. 联络资料：电话、WhatsApp／微信帐号、电子邮件、住址及地址证明；
3. 公司资料（包括当中的个人资料）：公司注册证书、商业登记证（营业执照）、周年申报表（年报），以及董事、股东、公司秘书、最终受益人及获授权人士的身份及地址资料；
4. 客户尽职审查资料：业务性质、资金来源、预计往来、政治人物身份、制裁名单筛查结果；
5. 付款资料：付款人姓名、银行或付款平台资料、交易纪录（港币及人民币）；
6. 信件相关资料：寄件人／收件人姓名及地址、信件封面照片、经您书面授权拆开扫描的信件内容；
7. 取件及场地资料：二维码／密码发放纪录、取件时间、分店闭路电视影像、会议室预约及出席者资料；
8. 网站及通讯资料：IP 地址、浏览器类型、必要 Cookies／本地存储（例如语言偏好），以及您与我们的 WhatsApp／微信／电子邮件／电话通讯内容。

3.2 收集目的

1. 处理服务申请，订立及履行服务合约；
2. 依照《打击洗钱条例》及公司注册处指引进行客户尽职审查、持续监察、制裁及政治人物筛查，并备存纪录；
3. 提供注册地址、代收信件、到件通知、信件拍照、拆信扫描、转寄、自助取件、电子水牌及信箱名称显示、会议室预约等服务；
4. 收费、开立发票、收款（包括人民币收款）及追收欠款；
5. 处理查询、投诉及客户服务；
6. 保安，以及防止和侦查罪案、欺诈及滥用服务；
7. 遵守法律、规例、法院命令及监管机构（包括公司注册处、税务局、香港警务处、联合财富情报组）的要求；
8. 维持网站运作及改善服务；
9. 在取得您同意后进行直接促销（见第10节）。

3.3 提供资料是否必须

除非另有注明，第3.1(a)至(e)项资料属必须提供。如您未能提供，或所提供的资料不准确或不完整，我们可能无法开始或继续提供服务，包括无法完成客户尽职审查及无法让您使用我们的地址作注册用途，并可能须拒绝申请或终止服务（退款安排见《服务条款》）。标示为「自愿提供」的资料（例如市场推广偏好）不提供亦不影响基本服务。

3.4 资料承转人类别

我们可能为上述目的向以下类别人士披露您的个人资料（均须负保密责任）：

1. 集团内部：香港信箱、持牌人及其关联公司，用于提供服务、客户尽职审查，以及（在取得同意后）推广第10节所列企业服务；
2. 信息技术、云端储存、网站寄存、客户关系管理及通讯服务供应商；
3. 银行、支付机构及人民币收款服务提供者；
4. 邮政及速递服务商（用于转寄）；
5. 深圳会议室合作伙伴（只限您使用港深会议室权益时）；
6. 我们的专业顾问（律师、会计师、核数师）及保险公司；
7. 客户尽职审查／制裁筛查资料库或服务提供者；
8. 政府、监管及执法机关，包括公司注册处、税务局、香港警务处、联合财富情报组，或法律要求或准许披露的其他人士；
9. 我们业务的实际或建议受让人（如业务转让或合并）；
10. 经您授权的人士（例如指定代取件人）。

我们不会出售您的个人资料。

3.5 查阅及改正

您有权要求查阅及改正我们持有的您个人资料，详见第9节。

4. 收集方式

我们直接从您收集资料（网站表格、WhatsApp／微信、电子邮件、到店办理），亦可能从公开来源（例如公司注册处查询、制裁名单）、您的授权代表，以及透过网站必要 Cookies／本地存储收集技术资料。如您向我们提供他人（例如董事、股东、最终受益人、代取件人）的个人资料，您须确保已告知该等人士本政策内容并取得其同意。

5. 资料用途

我们只会将个人资料用于第3.2节所列目的或直接有关的目的。如需用作新目的，我们会事先取得您明确及自愿的同意（《隐私条例》下的「订明同意」）。

6. WhatsApp／微信沟通、到件通知及信件拍照

1. 我们透过 WhatsApp、微信、电子邮件或电话发出到件通知及与您沟通。WhatsApp（Meta）及微信（腾讯）属第三方平台，其资料处理受各平台本身的隐私政策约束，资料可能储存于香港以外（包括中国内地），我们无法控制。您可随时要求改用电子邮件或其他方式。
2. 到件通知可能包含寄件人名称、信件类别及到件日期。
3. 信件拍照预览（守护版及全托版）只拍摄信件封面（寄件人、收件人资料、邮戳）。
4. 拆信扫描只会在取得您事先书面授权后进行，扫描内容只会传送至您指定的联络方式。
5. 我们的员工负有保密责任，不会为服务以外的目的阅读或使用信件内容。
6. 信件可能载有第三者（例如寄件人）的个人资料，我们只会为提供服务而处理该等资料。

7. 资料转移及跨境转移

7.1 我们的业务在香港及深圳均有运作。您的个人资料可能被转移至、储存于或处理于：
(a) 香港（主要储存地）；
(b) 中国内地（深圳）：包括 (i) 安排您使用深圳会议室权益时，向深圳合作伙伴提供预约人及出席者的姓名及联络资料；(ii) 经内地支付渠道收取人民币款项时，相关付款资料会由内地银行／支付机构处理；
(c) 我们使用的云端服务及通讯平台（如 WhatsApp、微信、Google）服务器所在地。

7.2 《隐私条例》第33条（限制将个人资料转移至香港以外地方）目前尚未生效。尽管如此，我们会参考个人资料隐私专员公署的《跨境资料转移指引：建议合约条文范本》，与境外承转人订立合约保障，要求其提供与《隐私条例》相若的保障，并只转移必要的资料。

7.3 如我们在中国内地处理个人信息，或向境内自然人提供服务，中国《个人信息保护法》及相关规定可能适用，届时我们可能须取得您的单独同意或履行其他法定程序。【律师覆核：深圳业务运营主体、《个人信息保护法》是否适用，以及单独同意／标准合同／大湾区跨境安排】

8. 资料保留期

我们只会在达成收集目的所需期间内保留个人资料，其后会安全删除或匿名化：

9. 查阅及改正个人资料

1. 根据《隐私条例》，您有权查询我们是否持有您的个人资料、索取副本，并要求改正不准确的资料。
2. 查阅资料要求宜使用个人资料隐私专员公署指定的「查阅资料要求表格」（OPS003），以书面送交第13节所列的资料保障主任（个人信息保护负责人）。
3. 我们会在收到要求后40日内依从或回应；如未能在40日内依从，会在限期内书面通知您原因，并在其后尽快依从。
4. 处理查阅资料要求一般不收费；如需提供大量副本，我们只会收取合理的影印成本，该费用不会超乎适度。改正资料不收费。
5. 我们可在《隐私条例》规定的情况下拒绝要求（例如无法核实身份、涉及他人资料而未获同意，或适用豁免）。
6. 您的资料如有变更，应主动通知我们（《服务条款》要求在14日内通知）。

10. 直接促销

1. 我们（包括香港信箱、持牌人及其关联公司）拟使用您的姓名、电话、WhatsApp／微信帐号、电子邮件及地址，推广以下企业服务：公司注册、公司秘书、会计、商标注册、银行开户协助、办公室租赁，以及有关优惠和活动。
2. 除非取得您的同意（包括表示不反对），我们不会如此使用您的资料。我们不会将您的资料提供予集团以外人士作直接促销。
3. 我们遵守《隐私条例》第VIA部的规定。您可随时免费要求我们停止使用您的资料作直接促销：回复 WhatsApp「取消订阅」、电子邮件至 info@hkbox24.com，或点击推广电子邮件中的取消订阅连结。
4. 首次使用您的资料作直接促销时，我们会告知您有权要求停止。

□ 本人同意香港信箱有限公司、香港企业服务中心有限公司及其关联公司按上述方式使用本人的个人资料作直接促销。（申请表格勾选，非必须）

11. Cookies 及本地存储

1. 本网站目前只使用必要的 Cookies／本地存储，以维持网站基本功能，例如记住访客所选的语言版本。
2. 本网站目前没有使用任何网站分析或广告追踪工具。
3. 我们使用 Google Search Console 了解网站在 Google 搜寻的整体表现；该工具只提供汇总搜寻数据，不会在访客浏览器放置 Cookies。
4. 如日后启用任何分析或广告追踪工具，我们会先更新本政策，并在有需要时征求您同意。
5. 您可透过浏览器设定拒绝或删除 Cookies／本地存储，但部分功能（例如语言偏好）可能无法正常运作。
6. 本网站可能连结至第三方网站（如 WhatsApp、微信、地图），其隐私做法不受本政策约束。

12. 资料保安

我们采取切实可行的保安措施，包括：
(a) 存取权限控制，只限有需要的员工查阅；员工签署保密承诺并接受培训；
(b) 电子资料以密码保护／加密储存，网站使用 SSL 加密；
(c) 实体文件及信件存放于上锁范围，分店设闭路电视；
(d) 智能信箱二维码／密码独立发放；
(e) 与资料处理者订立合约，要求其采取保安措施及不得超时保留资料；
(f) 发生资料外泄事故时评估影响，并在适当情况下通知受影响人士及个人资料隐私专员公署。

互联网传送无法保证绝对安全；您亦应妥善保管取件二维码、密码及帐户资料。

13. 资料保障主任（个人信息保护负责人）

如对本政策有任何查询、要求查阅或改正资料，或拒收直接促销，请联络：

资料保障主任（个人信息保护负责人）
香港信箱有限公司 ／ 香港企业服务中心
地址：香港上环德辅道中317-319号启德商业大厦
电子邮件：info@hkbox24.com
电话／WhatsApp：+852 6707 2813

您亦有权向个人资料隐私专员公署（www.pcpd.org.hk）投诉。

14. 未成年人

我们的服务对象为公司及成年人士，不会在知情下收集18岁以下人士的个人资料。

15. 政策修改

我们可不时修订本政策，并在本网站公布更新版本及生效日期。重大修改会以电子邮件或 WhatsApp 通知客户。

16. 语言版本

本政策备有繁体中文、简体中文及英文版本。各语言版本如有任何歧义或不一致，以繁体中文版为准。